Spisie treści
Komunikacja z innymi poprzez ekran jest coraz częstsza. Czy to ekran komputera, tabletu czy smartfona.To prawda, że jest to szybki i łatwy sposób, ale czasami zły nawyk pisania w nie tak poprawny lub nieformalny sposób na czacie lub w inny sposób może nam spłatać figla, jeśli tekst, który chcemy napisać ma bardziej profesjonalny charakter.
Kiedy musimy wysłać poważnego e-maila, wszyscy lubimy być zrozumiani, a nasze przesłanie jasne.
Ponadto nasz sposób pisania wiele mówi o nas samych, dlatego staramy się, zwłaszcza gdy nasz przekaz ma profesjonalnego adresata, aby był jak najbardziej poprawny i adekwatny.
Z tego powodu udzielę Ci szeregu wskazówek, aby Twoje e-maile nie zawierały żadnych błędów.
Podstawowe zasady pisania e-maili
Bądź poprawny w swoim powitaniu
Jedną z najważniejszych części podczas pisania e-maila jest sposób, w jaki rozpoczynamy rozmowę. Powinniśmy zawsze zacząć od powitania, aby pierwsze wrażenie było dobre
Musimy wiedzieć, jak rozróżnić, dla kogo jest e-mail i jakiego rodzaju powitania użyć w każdym przypadku.
W przypadku, gdy wymieniamy kilka e-maili na ten sam temat, z tą samą osobą, nie ma potrzeby ciągłego witania się.
Dobry tytuł jest ważny
E-mail składa się z kilku części: tytułu, zwrotu grzecznościowego, treści i podpisu.
Przywiązujemy dużą wagę do tytułu, ponieważ jest on pierwszą rzeczą, którą zobaczy nasz odbiorca. To jest rodzaj prezentacji. W tytule w kilku słowach odzwierciedlamy, jaka jest treść naszego pisma, dlatego musi być ona czytelna i dostarczać odbiorcy wystarczającej informacji o wadze naszego przekazu.
Zwięzłość jest cnotą
Kiedy wysyłamy e-mail, musimy być tak konkretni, jak to możliwe. Chcemy szybko i łatwo przekazywać informacje, a tak widzi je odbiorca.
Dlatego musimy jasno wyrażać się w naszych przekazach i nie przesadzać z niepotrzebnymi rzeczami.
Nikt nie lubi spędzać dużo czasu na czytaniu e-maila, jeśli wiadomość można streścić w kilku słowach, zaleca się, aby tak było, zaoszczędzi to czas obu stronom.
Unikaj wielkich liter
Jeśli piszemy w Internecie wielkimi literami, mamy wrażenie, że nasze przesłanie jest wykrzykiwane.
Kapitalizowanie w Internecie oznacza krzyczenie. Nie sądzę, że taka jest nasza intencja w e-mailu, a tym bardziej jeśli jest to coś profesjonalnego.
Pamiętaj więc, że jeśli nie chcesz zrobić złego wrażenia, nie pisz w e-mailach wielkimi literami.
Uważaj na pisownię
Podczas pisania bardzo ważnym punktem jest pisownia.
Coraz częściej przyzwyczajamy się do nieformalnego pisania ze znajomymi, używania skrótów itp.
Pamiętaj, że dobre używanie znaków interpunkcyjnych i przestrzeganie zasad pisowni zapewni Ci dobry wizerunek. Odzwierciedla to, że poświęciłeś czas niezbędny na napisanie pisma i że nadałeś mu znaczenie, na jakie zasługuje, ponieważ jego wygląd ma dla ciebie znaczenie.
Użyj zwykłego tekstu
Postaraj się napisać e-mail zwykłym tekstem, ponieważ jeśli zrobisz to w HTML, niektórzy użytkownicy mogą nie być w stanie odczytać Twojej wiadomości, ponieważ nie wszystkie usługi poczty e-mail akceptują tego typu wiadomości.
Upewnij się w ten sposób, że wiadomość może być poprawnie widziana przez wszystkich odbiorców używających zwykłego tekstu.
Uważaj na odbiorców kopii w ciemno
Gdy napiszesz wiadomość e-mail i wybierzesz opcję ukrycia, odbiorca zobaczy, że wysłałeś ją z tą opcją.
W zależności od tego, w jakich przypadkach, nie zaleca się korzystania z tej opcji, ponieważ może to prowadzić do nieporozumień przy odzwierciedleniu tych informacji o nas.
Trzeba być uważnym
Kiedy otrzymujemy wiadomość e-mail, musimy zwracać uwagę na wszystko, co zawiera.
Może zawierać pytania. Jeśli tak, musimy być czujni, aby móc odpowiedzieć na wszystko, o co nas proszą, nie zapominając o podaniu jakichkolwiek informacji, o które nas poproszono.
Możemy również udzielić ewentualnych pytań, które zamierzają nam zadać, i udzielić informacji z wyprzedzeniem.
Zostaw swój podpis
Ważne jest, aby na końcu Twojego e-maila pojawiły się wszystkie niezbędne dane, które chcielibyśmy, aby odbiorca o nas wiedział.
Może to obejmować wszystkie informacje, które uważamy za istotne.
W przypadku, gdy robimy to z naszego iPhone'a, nie zapomnij usunąć domyślnego podpisu
Sprawdź swoją wiadomość przed wysłaniem
To ostatni punkt, ale nie najmniej ważny, ponieważ przejrzenie naszej wiadomości przed jej wysłaniem pozwala uniknąć wielu błędów.
Zawsze jest coś, co nam się nie podoba tak, jak zostało napisane, jakiś akcent, którego zapomnieliśmy dodać, jakieś słowo, które zostało lub którego brakuje….
Poświęć więc ostatnią chwilę, aby przejrzeć swoje pismo i nie żałuj raz wysłanego.
