Jak organizować e-maile w Gmailu

Gmail to platforma Google, która pozwala nam mieć pod ręką szerokie narzędzie do zarządzania i kontroli wiadomości e-mail, które są fundamentalną częścią naszych codziennych zadań. Dzięki Gmailowi ​​zorganizujesz swoją skrzynkę odbiorczą, aby była bardziej efektywna. Będziemy mogli ulepszyć skrzynkę e-mail, aby szybciej znajdować wiadomości.

Przy ilości niechcianych wiadomości możemy mieć skrzynkę naprawdę pełną e-maili, których czasami nie wiemy od kogo pochodzą. Solvetic nauczy Cię, jak dynamicznie organizować te e-maile i mieć nad nimi lepszą kontrolę.

1. Jak archiwizować wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej Gmaila

W wielu przypadkach mamy w skrzynce odbiorczej setki wiadomości, których nie trzeba już czytać lub które należy po prostu usunąć, ponieważ wpływa to na poprawną kolejność innych wiadomości. Jeśli istnieją e-maile, których nie musimy widzieć i które można zarchiwizować, możemy je automatycznie zarchiwizować w następujący sposób.

Krok 1
Kliknij ikonę koła zębatego tuż pod naszym kontem i wybierz opcję Ustawienia:

Krok 2
Wyświetli się następujące okno i przechodzimy do zakładki Filtry i zablokowane adresy:

Krok 3
Tam wybieramy opcję Utwórz filtr i zobaczymy:

Krok 4
Tam możemy określić wartości filtrów, a gdy to zrobimy, kliknij linię Utwórz filtr z tymi kryteriami wyszukiwania, a zobaczymy, co następuje:

Tam zostały zaznaczone wszystkie wiadomości ze wskazanymi słowami i tutaj musimy zdecydować, co zrobi filtr, w tym przypadku zaznaczamy pole Pomiń otrzymane (Archiwum). W ten sposób wiadomości z tym filtrem będą automatycznie archiwizowane.

2. Jak wyświetlić wszystkie e-maile od jednego nadawcy Gmaila

Gmail pozwala nam przeszukiwać wszystkie e-maile od konkretnego nadawcy i dość łatwo jest zobaczyć wszystkie e-maile od tego nadawcy.

W tym celu najeżdżamy myszką na nazwę kontaktu i w wyświetlonym oknie podręcznym klikamy wiersz Wiadomości na dole:

W ten sposób zobaczymy wszystkie wiadomości od tego nadawcy:

3. Jak uporządkować e-maile według tematu

Ta opcja daje nam możliwość zorganizowania wiadomości e-mail na podstawie określonych słów tematu.
Aby to zrobić, kliknij strzałkę rozwijaną w pasku wyszukiwania Google i wprowadź żądane słowo w polu Zawiera słowa:

Jeśli chcemy jeszcze bardziej ograniczyć wyszukiwanie, możemy kliknąć opcję Szukaj i wybrać żądany filtr:

4. Jak wysyłać automatyczne odpowiedzi na otrzymane e-maile

Jest to ważna funkcja, aby uniknąć otrzymywania setek e-maili, gdy jesteśmy nieobecni w pracy, zdrowiu, na wakacjach lub innych. Dzięki tej opcji zreplikujemy wszystkie otrzymane e-maile z komunikatem wskazującym, kiedy będziemy ponownie dostępni w pracy lub w domu.

W tym celu wracamy do opcji Konfiguracja i w zakładce Ogólne przechodzimy do sekcji Odpowiedź automatyczna i aktywujemy pole Włączone odpowiedzi automatyczne oraz zdefiniujemy tekst i dni, w których zostanie wysłana. Po zdefiniowaniu kliknij Zapisz zmiany.

POWIĘKSZAĆ

5. Jak usunąć e-maile w określonym zakresie dat

Aby usunąć maile przed konkretną datą wystarczy wpisać w wyszukiwarkę frazę przed: 2017/10/25, ale tam możemy zdefiniować żądaną datę. Tam możemy kliknąć pole, aby zobaczyć różne dostępne opcje poczty e-mail.

6. Jak dodawać etykiety do e-maili

Etykiety w Gmailu pomagają nam zachować znacznie bardziej bezpośrednią kolejność e-maili, które mamy w skrzynce odbiorczej.

Aby to zrobić, po prostu wybierz żądane e-maile i kliknij tam ikonę etykiety, zdefiniuj dowolną z dostępnych etykiet lub utwórz własną:

Zaawansowani operatorzy GmailaJeśli którykolwiek z szukanych przez nas e-maili nie zawiera słowa kluczowego, które ułatwiłoby wyszukiwanie, podajemy kilka operatorów wyszukiwania, które mogą być bardzo pomocne.

• Jeśli chcesz wykluczyć swoje czaty z wyszukiwania, wprowadzimy

 -label: czaty

• Aby wyszukać określone tagi, wpiszemy

 + etykieta: Nazwa etykiety

• Aby wyszukać e-maile w określonym przedziale czasu, wprowadzimy

 przed: rrrr / mm / dd i po: rrrr / mm / dd

• Aby wyszukać załączniki, wpiszemy

 nazwa pliku: (typ pliku)

• Jeśli e-mail, którego potrzebujesz, znajduje się w koszu lub spamie, możemy wpisać

 w: koszu (słowo) lub w: spamie (słowo)

Dzięki tym wskazówkom możemy lepiej organizować nasze e-maile w Gmailu i uzyskać znacznie bardziej precyzyjną kontrolę nad każdym e-mailem, który mamy w każdym folderze Gmaila.