Poczta elektroniczna stała się częścią naszego codziennego życia, a to oznacza, że coraz więcej użytkowników używa tego narzędzia do różnych funkcji. Dzięki e-mailom możemy wymieniać różne informacje z naszymi kontaktami. W Gmailu mamy też możliwość zapisywania naszych e-maili na Dysku, a tym samym dostęp do tych danych również z chmury. Informacje, które przechowujemy w tego typu miejscach, muszą być bardzo bezpieczne, więc jasne określenie sposobu resetowania hasła w Gmailu jest podstawowym aspektem.
Gmail nie jest już tylko podstawowym narzędziem pocztowym, ale jego funkcje poszły znacznie dalej. Dzięki naszemu kontu w aplikacji będziemy mogli wyszukać np. zgubione urządzenie z Androidem lub mieć kilka adresów e-mail z tym samym kontem.
Oprócz tych i wielu innych narzędzi, funkcje poczty są doskonale spełnione, oferując użytkownikom łatwość obsługi. W zakresie firmy bardzo często wykorzystuje się możliwość kontaktu z klientami, współpracownikami itp. Problem pojawia się, gdy z jakiegoś powodu będziemy nieobecni przez określony czas, ale nie chcemy, aby nasze e-maile były całkowicie bezobsługowe. Ponieważ ktoś inny nie odpowiada na nie, musimy znaleźć inne rozwiązanie.
Przy zarządzaniu kontem e-mail naturalnym jest, że w pewnym momencie konieczne jest stworzenie pewnego rodzaju automatycznej odpowiedzi wskazującej nadawcom, że nas nie będzie lub że można podać określony rodzaj danych, jest to bardzo przydatne, ponieważ jeśli nadawca nie wie, że jesteśmy nieobecni, czy to z powodu choroby, wakacji, szkolenia itp. Problem polega na tym, że będą nadal wysyłać nam e-maile, a niektóre z nich mogą mieć pilny charakter, gdy wymagana jest od nas odpowiedź, aby w tego typu sytuacjach automatyczne odpowiedzi stały się najlepszym sprzymierzeńcem.
Solvetic w praktyczny sposób wyjaśni, jak stworzyć automatyczną odpowiedź w Gmailu.
1. Jak skonfigurować autoresponder Gmaila na komputerze?
Krok 1
Aby rozpocząć proces konfiguracji automatycznej odpowiedzi w Gmailu, uzyskujemy dostęp do naszego konta z następującego linku:
Krok 2
Gdy już tam uzyskamy dostęp, kliknij ikonę konfiguracji, która ma kształt koła zębatego tuż pod naszym kontem:
Krok 3
Klikając w tę ikonę wybieramy linię Konfiguracja i w wyświetlonym oknie przejdziemy do zakładki Konfiguracja zaawansowana i tam zlokalizujemy sekcję Odpowiedzi standardowe (szablony) i zobaczymy, że jest ona domyślnie wyłączona:
POWIĘKSZAĆ
Krok 4
Tam przystępujemy do aktywacji pola Włącz, aby ta funkcja była włączona w Gmailu. Kliknij przycisk Zapisz zmiany, aby zastosować tę konfigurację.
2. Jak korzystać ze standardowych odpowiedzi w Gmailu
Krok 1
Teraz, gdy piszemy nową wiadomość e-mail, kliknij ikonę z trzema pionowymi kropkami umieszczoną w prawym dolnym rogu i tam znajduje się opcja Zapisane odpowiedzi:
Krok 2
Aby utworzyć nową odpowiedź, kliknij wiersz Nowa przechowywana odpowiedź, a w wyskakującym okienku wprowadzimy żądany tekst. Kliknij OK, aby zapisać zmiany.
Krok 3
W ten sposób, gdy ponownie uzyskamy dostęp do opcji Zapisane odpowiedzi, zobaczymy utworzone przez nas odpowiedzi:
Znajdujemy trzy sekcje, które są zacienione, są to:
WstawićDodaj wybraną odpowiedź
TrzymaćUmożliwia edycję i zastosowanie zmian do wybranej odpowiedzi
UsunąćUsuń wybraną odpowiedź
Krok 4
Jeśli klikniemy na standardową odpowiedź w polu Usuń, wyświetli się następujący komunikat. Klikamy Akceptuj, a standardowa odpowiedź zostanie wyeliminowana.
3. Jak włączyć standardowe odpowiedzi w automatycznych odpowiedziach Gmaila
Krok 1
Ten typ standardowych odpowiedzi można przekonwertować na automatyczną odpowiedź Gmaila, aby uprościć niektóre czynności w poczcie, w takim przypadku wracamy do Ustawień i tym razem przechodzimy do sekcji Filtry i zablokowane adresy i tam klikamy Utwórz nową linię filtra znajdującą się na dole:
POWIĘKSZAĆ
Krok 2
W wyświetlonym oknie dodamy kryteria automatycznej odpowiedzi, gdzie możliwe jest zdefiniowanie nadawców, tematów, słów kluczowych itp:
Krok 3
Po zdefiniowaniu klikamy linię Utwórz filtr i w wyświetlonym oknie aktywujemy pole Wyślij zapisaną odpowiedź, a z boku wybieramy żądaną odpowiedź:
Krok 4
Kliknij przycisk Utwórz filtr i zobaczymy, że filtr zostanie utworzony poprawnie. Dzięki temu za każdym razem, gdy otrzymamy wiadomość ze wskazanymi kryteriami, zostanie wysłana standardowa odpowiedź.
POWIĘKSZAĆ
4. Jak skonfigurować autoresponder Gmaila na telefonie komórkowym?
Krok 1
Jeśli chcemy skonfigurować tę funkcję z naszego telefonu komórkowego, najpierw otworzymy nasze konto gmail. Po otwarciu musimy kliknąć ikonę trzech linii. W tym menu kliknij symbol zębatego ponownego wydania. W tym momencie zostanie wyświetlone menu. Tutaj pojawia się opcja „Odpowiedź automatyczna”, którą musimy wybrać
Krok 2
Po wybraniu możemy skonfigurować naszą wiadomość z tymi samymi opcjami, które widzieliśmy w poprzedniej sekcji (dzień rozpoczęcia i zakończenia, temat, wiadomość, wyłączność dla znajomych)
Po skonfigurowaniu tej opcji dla naszego e-maila musimy wyjaśnić wątpliwości, które mogą się pojawić. W przypadku, gdy ta sama osoba wyśle nam więcej niż jedną wiadomość, nasza automatyczna wiadomość zostanie automatycznie przekazana tylko raz. Cztery dni później ta funkcja zostanie ponownie włączona dla tej osoby i w przypadku, gdy napisze do nas ponownie, autoresponder zostanie wysłany ponownie.
Dzięki tej funkcji Gmaila możliwe będzie uproszczenie niektórych działań związanych z odpowiedzią na e-maile, aby lepiej zoptymalizować nasz czas. W przypadku, gdy Twoim menedżerem nie jest Gmail, pamiętaj, że masz również możliwość aktywacji automatycznej odpowiedzi w Outlooku i w poczcie na Maca.
