Jednym z najczęściej używanych klientów poczty e-mail jest Perspektywy 2016 dzięki swoim cechom i funkcjonalnościom, które czynią go unikalnym dla całego procesu pocztowego, spotkań, kalendarza itp.
W ten sam sposób, w jaki przechowujemy kopię zapasową lub kopię zapasową naszych plików, idealnym rozwiązaniem jest tworzenie kopii zapasowych najbardziej delikatnych wiadomości e-mail, a osiąga się to dzięki archiwizacji, która w Outlook 2016 pozwala nam utworzyć tę kopię zapasową w nowym folderze o nazwie Archiwum.pst aby później mieć do niego dostęp.
Solvetic przeanalizuje różne opcje dostępne w Outlook 2016 w celu przeprowadzenia bezpiecznej archiwizacji.
1. Archiwizuj wiadomości e-mail w programie Outlook 2016 za pomocą opcji autoarchiwizacji
Krok 1
Aby skorzystać z tej metody, przechodzimy do zakładki Archiwum i tam wybieramy linię Opcje:
Krok 2
W wyświetlonym oknie przechodzimy do linii Zaawansowany i kliknij przycisk Ustawienia autoarchiwizacji znajduje się w sekcji Archiwizacja własna:
POWIĘKSZAĆ
Krok 3
Wyświetlone zostanie następujące okno, w którym domyślnie opcja „Uruchom autoarchiwizację co” jest nieaktywny, przystępujemy do jego aktywacji i zobaczymy wiele opcji:
Krok 4
Tam możemy zdefiniować wartości takie jak:
- Okres czasu, w którym będzie wykonywana archiwizacja.
- Wyświetl komunikat przed wykonaniem.
- Zdefiniuj ścieżkę, w której będzie hostowany plik pst.
- Usuń elementy z określonym czasem.
Po skonfigurowaniu tych opcji kliknij Akceptuj, dzięki czemu plik poczty zostanie utworzony automatycznie.
Krok 5
Okresy zdefiniowane przez opcję autoarchiwizacji w Outlook 2016 to:
- Skrzynka odbiorcza, kalendarze, wersje robocze, notatki: 6 miesięcy.
- Skrzynka nadawcza: 3 miesiące.
- Elementy wysłane, elementy usunięte: 2 miesiące.
- Kontakty: nie są automatycznie archiwizowane.
2. Ręczne archiwizowanie wiadomości e-mail w Outlook 2016 w Outlook 2016
Ta opcja jest praktyczna, gdy chcemy archiwizować określone wiadomości e-mail lub foldery programu Outlook 2016.
Krok 1
Aby skorzystać z tego procesu przechodzimy do zakładki Archiwum i wyświetlamy opcje Narzędzia gdzie wybierzemy opcję Wyczyść stare przedmioty:
Krok 2
Wyświetli się następujące okno, w którym musimy wybrać foldery do archiwizacji:
Krok 3
Tam możemy ustalić, które e-maile zostaną zarchiwizowane przed określoną datą, zdefiniować nową trasę e-maila i jeśli chcemy, aktywować pole Uwzględnij elementy, dla których zaznaczone jest pole wyboru „Nie archiwizuj automatycznie” wymusić archiwizację. Kliknij OK, aby zastosować zmiany. Widzimy plik pst utworzony we wskazanej ścieżce:
Krok 4
W tej chwili chcemy otworzyć ten plik pst, aby zobaczyć jego zawartość, musimy przejść do zakładki Archiwum i w wyświetlonym oknie wybierz opcję Otwórz i eksportuj:
POWIĘKSZAĆ
Krok 5
Tam wybieramy opcję Otwórz plik danych programu Outlook iw wyświetlonym oknie wybierz plik pst. Klikamy Akceptuj i w ten sposób e-maile zostaną zarchiwizowane.
W ten sposób możemy archiwizować nasze e-maile w Outlook 2016 i zawsze mieć ich dostępność.
