Excel 2016 oferuje nam szereg możliwości prawidłowego zarządzania danymi, które są tam hostowane poprzez tabele, funkcje i formuły. Jedną z głównych alternatyw oferowanych przez Excel 2016 jest możliwość udostępniania dokumentu innym osobom do edycji, ponieważ zwiększa to możliwości projektowania i zarządzania przechowywanymi danymi.
Dlatego tym razem Solvetic przedstawia kilka wskazówek, które warto wykonać przed udostępnieniem arkusza kalkulacyjnego w programie Excel 2016.
1. Zaktualizuj informacje o dokumencie
Podczas zarządzania arkuszem Excel 2016, do którego mają dostęp inni użytkownicy, najlepiej jest wiedzieć, czy dokonali jakichkolwiek zmian bez wiedzy.
Po przejściu do menu „Plik” możemy zobaczyć wszystkie szczegóły wybranego arkusza, takie jak rozmiar, tytuł, etykiety, autor, data utworzenia, data modyfikacji i inne. Posiadając te informacje, łatwo jest określić, czy użytkownik dokonał jakichkolwiek zmian, ponieważ pojawi się, kto i kiedy to zrobił.
2. Utwórz kopię zapasową przed udostępnieniem
Ten krok jest niezbędny, ponieważ po wprowadzeniu i zapisaniu zmian nie można ich przywrócić, a każda zmiana może niewątpliwie wpłynąć na projekt, zarządzanie lub kontrolę danych arkusza.
Ważne jest, aby zachować kopię na komputerze lokalnym lub w chmurze. W tym przycisku możesz zobaczyć i kupić najlepsze bezpłatne usługi przechowywania w chmurze
3. Sprawdź ukryte arkusze
Krok 1
Czasami ukrywamy arkusze w Excelu 2016, aby uniknąć edycji poufnych danych lub zadań administracyjnych.
Jeśli chcemy sprawdzić, czy w bieżącym arkuszu są ukryte arkusze przechodzimy do menu "Start", grupa "Komórki" i tam wybieramy opcję "Format" / "Ukryj i pokaż" / "Pokaż arkusz"
Krok 2
Spowoduje to otwarcie nowego okna, w którym zobaczymy nazwę ukrytego arkusza lub arkuszy w programie Excel 2016. Kliknij „OK”, a wspomniany arkusz będzie ponownie widoczny.
4. Zdefiniuj uprawnienia do edycji arkusza
Ważne jest, aby jasno określić, którzy użytkownicy mają dostęp do pliku i jakie mają w nim uprawnienia, ponieważ niektórzy użytkownicy z uprawnieniami do edycji mogą wprowadzać w nim dowolne zmiany.
W Excel 2016 możemy ustanowić dwa rodzaje uprawnień:
- Może edytować: Pozwala wybranemu użytkownikowi na pełny dostęp do arkusza
- Może przeglądać: Dzięki tej opcji użytkownik będzie mógł tylko zobaczyć zawartość arkusza, ale bez możliwości jego edycji.
Aby sprawdzić, kto ma dostęp do arkusza i jakie posiada uprawnienia, kliknij przycisk „Udostępnij” znajdujący się po prawej stronie, a tam wyświetli się informacja z odpowiednim rodzajem uprawnień.
Jak widać są to proste kroki, ale pozwalają nam właściwie zarządzać arkuszami do edycji.
