Platformy do przesyłania wiadomości e-mail z każdym dniem zyskują na sile dzięki swoim cechom i funkcjonalnościom, które pozwalają na znacznie bardziej scentralizowane zarządzanie wiadomościami e-mail, kalendarzami i kontaktami każdego dnia. To normalne, że otrzymujemy znaczną ilość wiadomości e-mail w naszej skrzynce odbiorczej lub w innych lokalizacjach, a jeśli nie przeprowadzamy często procesu czyszczenia, możemy napotkać nasycenie wiadomości e-mail, co może mieć negatywny wpływ na zachowanie e-maile.
Niektóre obecne platformy e-mail są w stanie automatycznie usuwać najstarsze wiadomości e-mail hostowane w wiadomości e-mail, biorąc pod uwagę pewne wartości, takie jak nadawcy lub czas ich otrzymania.
Gmail jest jedną z najczęściej używanych platform pocztowych, którą oferuje Google, gorzej w zakresie swoich funkcji, chociaż mamy wbudowane filtry, filtry te działają tylko na nowych wiadomościach przychodzących, ale nie można ich zastosować do starych wiadomości e-mail, dlatego musimy znaleźć sposób na stworzenie reguły lub filtrów do usuwania e-maili, które były w Gmailu dłużej niż to konieczne, ponieważ bez wątpienia te e-maile nie będą przydatne.
Aby zoptymalizować te zadania czyszczenia Gmaila, mamy bezpłatne rozszerzenie o nazwie Email Studio, które zostało opracowane w celu optymalizacji i umożliwienia wykonywania wielu innych zadań w Gmailu, poza wstępnie zdefiniowanymi, co pozwala znacznie lepiej kontrolować każdą przychodzącą i istniejącą pocztę .
NarzędziaDzięki Email Studio będziemy mieli do dyspozycji przydatne narzędzia do:
- Wysyłaj e-maile w późniejszych terminach
- Możliwość wysyłania inteligentnych automatycznych odpowiedzi
- Przekieruj pocztę do innego odbiorcy
- Klonuj wersje robocze z Gmaila
- Automatycznie usuwaj e-maile na podstawie określonych kryteriów i nie tylko.
Krok 1
Aby zainstalować to rozszerzenie, możemy przejść do następującego linku:
Uzyskując dostęp do tego linku, zobaczymy:
POWIĘKSZAĆ
Krok 2
Tam klikamy przycisk Instaluj i pojawi się następujący komunikat:
Krok 3
Tam klikamy wiersz Kontynuuj, aby zakończyć proces instalacji tego dodatku w Gmailu.
Krok 4
Po zainstalowaniu tego rozszerzenia możemy przystąpić do konfiguracji automatycznego usuwania wiadomości e-mail w Gmailu.
Konfiguracja automatycznego usuwania e-maili w Gmailu.
FiltryPodczas korzystania z wtyczki Email Studio, a konkretnie opcji czyszczenia poczty (Email Clean Up), możliwe będzie zastosowanie pewnych filtrów, takich jak:
- Usuń wszystkie e-maile otrzymane ponad miesiąc temu, które z kolei pochodzą od określonych nadawców lub znajdują się w określonym folderze, takim jak skrzynka odbiorcza
- Archiwizuj i oznacz jako przeczytane wszystkie e-maile w folderze skrzynki odbiorczej starsze niż 3 miesiące
- Trwale usuń wszystkie e-maile z folderu kosza i spamu Gmaila po 2 dniach, pamiętaj, że domyślnie Gmail usuwa spam i śmieci tylko po 30 dniach od ich obecności
- Ustaw tag „follow-up” dla wszystkich polecanych e-maili po tygodniu lub miesiącu od otrzymania.
To automatyczne narzędzie do usuwania ma subskrybenta poczty e-mail, dzięki któremu będzie można łatwo usunąć nasz adres e-mail z list spamowych i innych masowych wiadomości e-mail, co jest dziś bardzo powszechne.
Krok 5
Aby włączyć tę opcję w Gmailu, konieczne będzie otwarcie wiadomości e-mail znajdującej się w skrzynce odbiorczej, aby włączyć opcję Studio poczty po prawej stronie:
POWIĘKSZAĆ
Krok 6
Tam klikamy opcję Oczyszczanie poczty e-mail i zostaną wyświetlone następujące informacje:
Krok 7
Klikamy na Dodaj nową regułę, aby utworzyć naszą regułę eliminacji i po wybraniu tej opcji zobaczymy:
Krok 8
Jak widać, czyszczenie wiadomości e-mail wykorzystuje szereg warunków i działań, aby zastosować eliminację wiadomości e-mail.
Na poziomie warunków znajdujemy takie czynniki jak:
Wybierz etykietęTa opcja pozwala nam wybrać lokalizację, z której e-maile mają zostać usunięte, tam znajdziemy opcje takie jak skrzynka odbiorcza, spam, kosz itp.
OtrzymaneW tej sekcji możemy zdefiniować zakres czasu, jaki muszą spełnić e-maile, aby zostały wyeliminowane, mamy od 1 dnia do 6 lat
Krok 9
W polach Od w razie potrzeby określimy nadawcę e-maila, a w polu Temat określimy temat e-maila, jeśli chcemy usunąć określone e-maile.
NotatkaW ramach tych opcji można używać zaawansowanych operatorów wyszukiwania Gmaila, takich jak newer_than lub zawiera: załącznik lub większy_niż, aby te parametry dokładnie odpowiadały wiadomościom Gmaila, które mają zostać zarchiwizowane, usunięte lub przeniesione do innego folderu.
W sekcji akcji, znajdującej się na dole, możemy aktywować następujące pola:
Archiwizuj toZdefiniowane e-maile archiwizujemy
Oznacz jako przeczytaneZaznaczamy wybrane e-maile jako przeczytane
Zacznij toOtwieramy wybrane e-maile
Wypisz się z listyPozwala nam to zostawić listę mailingową, na której jesteśmy zarejestrowani
Przenieść do koszaPrzenieś e-maile do kosza
Usuń trwaleTrwale usuń e-maile
Krok 10
Dodatkowo możliwe będzie nałożenie etykiety w opcji Wybierz etykietę znajdującej się na dole.
Krok 11
Jeśli chcemy usunąć e-maile, możemy wybrać opcję Przenieś do kosza, a następnie opróżnić kosz lub wybrać opcję Usuń na stałe. Po zdefiniowaniu klikamy przycisk Zapisz znajdujący się na dole, a zadanie to będzie automatycznie wykonywane co godzinę, biorąc pod uwagę kryteria zadania cron, i będzie odpowiedzialne za wykonanie akcji określonej w wiadomościach e-mail, które pasują do warunek, który zdefiniowaliśmy.
Podczas zapisywania akcji możemy ją zobaczyć w panelu bocznym i tam będzie można ją edytować, wykonać lub usunąć:
Krok 12
Podczas wykonywania tej akcji zobaczymy podsumowanie e-maili, które zostały usunięte, w przeciwnym razie zobaczymy, że nie znaleziono dopasowań do zdefiniowanych kryteriów:
Krok 13
W przeciwnym razie zobaczymy liczbę przetworzonych wiadomości e-mail:
To takie proste, Email Studio jest użyteczną i praktyczną alternatywą do usuwania setek lub tysięcy e-maili z naszego konta Gmail, które niepotrzebnie zajmują miejsce i dzięki temu znacznie lepiej zarządzają naszą pocztą e-mail.
