Microsoft opracował pakiet Office z różnymi aplikacjami skoncentrowanymi na codziennej pracy każdego użytkownika i dlatego każdy z nich ma specjalną konstrukcję, dlatego dla użytkowników obsługujących duże ilości danych Excel jest idealnym rozwiązaniem dla tych, którzy muszą wykonywać prezentacje PowerPoint jest twoim sprzymierzeńcem, tak jak Word dla wszystkich tematów plików.
Jedną z aplikacji wchodzących w skład pakietu Office, która nie jest instalowana domyślnie, jest SharePoint, który możemy uzyskać za pośrednictwem różnych planów płatności.
Co to jest SharePointSharePoint został zaprojektowany z korporacyjnym podejściem do tworzenia stron internetowych, dzięki wdrożeniu SharePoint będzie można używać go jako bezpiecznego i centralnego miejsca, w którym możemy przechowywać, organizować lub udostępniać informacje za pomocą różnych urządzeń, aby uzyskać dostęp do informacji przez przeglądarkę internetową takich jak Microsoft Edge, Chrome czy Firefox.
Zadania w SharePointNiektóre z zadań, które możemy zrealizować w SharePoint to:
- Prześlij pliki do biblioteki dokumentów programu SharePoint, aby uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca lub na dowolnym urządzeniu.
- Pracuj z innymi użytkownikami nad tym samym dokumentem i jednocześnie w czasie rzeczywistym.
- Otwórz dokument w bibliotece dokumentów.
- Udostępniaj dokumenty większej liczbie użytkowników.
- Utwórz witrynę zespołu.
- Udostępniaj różne witryny.
- Dodanie listy lub biblioteki do witryny zespołu i wiele innych akcji.
- Jednym z najczęściej wykonywanych zadań w SharePoint jest tworzenie przepływów pracy.
W tym miejscu wyjaśniamy kroki tworzenia przepływów pracy w SharePoint2021-2022 online. Ten samouczek wideo pozostawiamy również jako uzupełnienie, aby móc utworzyć zespół lub stronę do komunikacji w usłudze SharePoint Online.
1. Co to jest przepływ pracy w SharePoint Online
Przepływy pracy SharePoint zostały stworzone w celu umożliwienia użytkownikom współpracy przy dokumentach, a stamtąd zarządzania zadaniami projektowymi, co ułatwia implementację określonych procesów w dokumentach, plikach lub elementach witryny SharePoint. W ten sposób przepływ pracy działa jako zestaw zautomatyzowanych zadań zarówno dokumentów, jak i elementów, wykorzystując sekwencję działań lub zadań związanych z procesem biznesowym.
To z kolei wiąże się z logiką biznesową, która tworzy zestaw instrukcji, w których podawane są wskazania i kontrolowane są wszystkie działania, które mogą mieć wpływ na dokument lub element zintegrowany z przepływem pracy. Workflow daje nam takie rozwiązania jak:
- Redukcja kosztów.
- Ulepszenia na czas w celu koordynowania procesów biznesowych.
- Wyświetl, edytuj lub ponownie przypisz zadanie przepływu pracy do jednego lub większej liczby użytkowników.
Zastosowania dla SharePointWitryna SharePoint składa się z różnych przepływów pracy, które zostały zaprojektowane do działania w wielu typowych scenariuszach biznesowych:
- Zbieranie opinii: w tym przepływie przekierowujesz dokument lub element do grupy osób, aby je znaleźć i wysłać ich komentarze.
- Zatwierdzanie: za pomocą tego przepływu dokument lub element jest udostępniany grupie osób do zatwierdzenia.
- Zbieranie podpisów: ten przepływ kieruje dokument Microsoft Office do grupy osób w celu zebrania ich podpisów cyfrowych.
- Trzy stany: Jest to specjalny przepływ pracy, ponieważ można go zaimplementować w procesach administracyjnych, w których wymagane jest śledzenie jednego lub większej liczby problemów lub elementów, na przykład incydentów pomocy technicznej, kampanii sprzedażowych itp.
- Zatwierdzanie publikacji: jest to proces identyczny z zatwierdzeniem, ponieważ automatyzuje wysyłanie treści do doświadczonych użytkowników w celu sprawdzenia i zatwierdzenia.
Opcje SharePointDostępność przepływu jest powiązana z lokalizacją witryny i w zależności od tego, gdzie jest dodawana, niektóre opcje to:
- Jeśli przepływ zostanie dodany do typu zawartości listy, ten przepływ zostanie włączony tylko dla elementów tego samego typu zawartości na skojarzonej liście lub bibliotece.
- Jeśli przepływ zostanie dodany bezpośrednio do listy lub biblioteki, będzie dostępny tylko dla elementów z tej listy lub biblioteki w programie SharePoint
- Jeśli dodamy przepływ do typu zawartości witryny, będzie on dostępny tylko dla wszystkich elementów tego typu zawartości na listach i bibliotekach, do których dodano wystąpienie z tą zawartością.
- W przypadku, gdy chcemy, aby przepływ pracy był dostępny na wszystkich listach lub bibliotekach witryny, musimy utworzyć przepływ witryny.
Jak stworzyć workflow w SharePointTeraz zobaczymy, jak stworzyć przepływ pracy w SharePoint.
Podczas tworzenia przepływu pracy w programie SharePoint, Microsoft Flow jest zintegrowany w celu konfigurowania przepływów pracy dla list i bibliotek zarówno na platformie SharePoint Online, jak i OneDrive dla Firm.
Microsoft Flow został opracowany w celu zautomatyzowania zadań między SharePoint a innymi usługami Office 365, a także usługami firm trzecich w celu otrzymywania powiadomień, synchronizowania plików, zbierania danych i innych zadań. Plan SharePoint można kupić pod poniższym linkiem. Tam wybieramy opcję, która najlepiej odpowiada naszym potrzebom.
2. Utwórz przepływ pracy w SharePoint Online
Krok 1
Aby rozpocząć ten proces, przejdziemy do poniższego łącza i wprowadzimy poświadczenia, które zostały utworzone podczas zakupu planu SharePoint Online:
Krok 2
Zobaczymy:
Krok 3
Tam wybieramy „SharePoint” i zostaniemy przekierowani do następującego okna:
Krok 4
Tam konieczne będzie utworzenie witryny, aby móc zastosować przepływ pracy, w tym celu klikamy przycisk „Utwórz witrynę” i zobaczymy:
POWIĘKSZAĆ
Krok 5
Tam określamy rodzaj tworzonej witryny, w tym przypadku wybieramy „Strona grupowa” i w kolejnym oknie określamy jej nazwę oraz ustawienia prywatności:
POWIĘKSZAĆ
Krok 6
Kliknij Dalej i będzie można dodać więcej właścicieli, kliknij Zakończ, aby utworzyć witrynę:
POWIĘKSZAĆ
Krok 7
Następnie utworzymy nową listę, w tym celu klikamy przycisk Nowa i tam wybieramy Lista:
Krok 8
W kolejnym oknie przypisujemy nazwę i opis listy:
Krok 9
Kliknij Utwórz, aby zakończyć tworzenie naszej listy i zostaniemy przekierowani do tego okna, w którym zobaczymy opcje utworzonej listy:
POWIĘKSZAĆ
Krok 10
Tam na górze utworzonej przez nas listy lub biblioteki musimy kliknąć opcję „Przepływ”, a następnie opcję „Utwórz przepływ”:
Krok 11
Klikając tam, zostanie wyświetlony następujący pasek boczny z różnymi szablonami do użycia w tworzonym przepływie. Możemy kliknąć wiersz „Zobacz przepływy”, aby uzyskać dostęp do większej liczby opcji.
POWIĘKSZAĆ
NotatkaMożemy wybrać niestandardowe szablony przepływu akcji znajdujące się na dole listy, aby utworzyć przepływ od podstaw i zgodnie z naszymi wymaganiami.
Krok 12
W tym przypadku wybieramy szablon „Wyślij wiadomość e-mail” i zostaniemy przekierowani do następującego okna, w którym zobaczymy kreatora Microsoft Flow:
Krok 13
Tam klikamy przycisk „Wprowadzenie”, aby zaakceptować warunki licencji i uzyskać dostęp do Microsoft Flow.
NotatkaUsługi Office 365, takie jak SharePoint i Outlook, automatycznie zajmują się tworzeniem połączeń.
Krok 14
Zobaczymy:
POWIĘKSZAĆ
Krok 15
Na podstawie wybranego przepływu zostaną wyświetlone opcje, kliknij przycisk „Utwórz przepływ”, aby rozpocząć proces konfiguracji. Inną alternatywą, jaką mamy, jest przejście do sekcji „Szablony” i stamtąd dostęp do wszystkich dostępnych opcji:
POWIĘKSZAĆ
Krok 16
Tam możemy kliknąć żądany szablon dla przepływu w SharePoint Online:
POWIĘKSZAĆ
Krok 17
Po utworzeniu przepływu pracy możemy przejść do sekcji „Moje przepływy”, aby zobaczyć jego szczegóły:
POWIĘKSZAĆ
Krok 18
W niektórych szablonach konieczne będzie zastosowanie na nich pewnego rodzaju akcji, na przykład wybraliśmy szablon „Wyślij mi moją lokalizację pocztą”. Po rozpoczęciu procesu tworzenia przepływu, pierwszym krokiem do wykonania jest wyzwalacz, który określi sposób, w jaki przepływ ma zostać uruchomiony:
POWIĘKSZAĆ
Krok 19
W tym przypadku wpisujemy e-mail w polu „Wyślij pocztę”, a następnie klikamy „Nowy krok” i możemy zdefiniować akcję do wykonania. Pamiętaj, że workflow wykona te czynności automatycznie według wskazanych przez nas kryteriów.
POWIĘKSZAĆ
Krok 20
Korzystnym punktem SharePoint jest to, że będzie można sprawdzić integralność przepływu, w tym celu klikamy opcję „Sprawdzanie przepływu” i będziemy mogli wyświetlić zarówno błędy, jak i ostrzeżenia:
Krok 21
Teraz, aby sprawdzić, czy przepływ działa poprawnie, klikamy przycisk „Wykonaj”, a zostaną wyświetlone następujące informacje:
Krok 22
Tam widzimy rodzaj wybranego szablonu, a także akcję do wykonania, klikamy „Kontynuuj” i zobaczymy kilka dodatkowych opcji:
Krok 23
Kliknij „Wykonaj przepływ”, aby przeprowadzić testy, a wynik będzie następujący:
Krok 24
Jeśli chcemy, możemy kliknąć wiersz „Zobacz aktywność wykonania przepływu”, aby uzyskać dostęp do historii wybranego przepływu:
POWIĘKSZAĆ
Krok 25
Teraz ten szablon jest odpowiedzialny za wysłanie naszej lokalizacji na adres e-mail, dlatego we wskazanym przez nas adresie zobaczymy:
POWIĘKSZAĆ
3. Opcje przepływu pracy w SharePoint Online
Krok 1
Po wybraniu utworzonego przepływu możemy kliknąć ikonę „Więcej” i tam wykonać akcje takie jak:
- Uruchom wybrany przepływ
- Podziel się nim z innymi użytkownikami
- Utwórz kopię
- Eksportuj to
- Przechowuj go jako szablon
- Przeanalizuj to
- Usunąć to
Krok 2
Jak widać, każda opcja jest kompletna i praktyczna. O czym należy pamiętać, aby być na bieżąco z powiadomieniami, jest możliwość korzystania z naszego urządzenia mobilnego do odbierania powiadomień lub edycji niektórych parametrów, do tego możemy pobrać aplikację Microsoft Flow w poniższych linkach. Po pobraniu i zainstalowaniu musimy skonfigurować konto powiązane z SharePoint, aby otrzymywać powiadomienia.
Dzięki przepływowi pracy SharePoint zintegrowanemu z Microsoft Flow mamy wiele opcji administrowania i kontroli nad odpowiednimi aspektami współpracy grupowej oraz każdą stworzoną witryną lub biblioteką.
