Obecne platformy komunikacyjne zapewniają nam wiele rozwiązań do prawidłowego administrowania nie tylko wiadomościami e-mail, ale innymi elementami, takimi jak kontakty, spotkania, kalendarz i inne.
Właśnie w temacie spotkań i kalendarzy ważne jest posiadanie rozwiązania, które pozwoli nam powiadomić wszystkie kontakty o pewnym zdarzeniu, takim jak nasza nieobecność, ważna wiadomość czy przypomnienie.
W tym celu na tych platformach została opracowana automatyczna odpowiedź, dzięki której gdy użytkownik wyśle nam wiadomość e-mail, otrzyma powiadomienie informujące, że nie jesteśmy dostępni w określonym czasie, a dziś dowiemy się, jak tworzyć tego typu odpowiedź zarówno w programie Outlook, tak jak w aplikacji Poczta wbudowanej w system Windows 10.
1. Utwórz automatyczną odpowiedź w aplikacji Poczta systemu Windows 10
Krok 1
Aby przeprowadzić ten proces w programie Mail, kliknij ikonę koła zębatego znajdującą się na dole aplikacji i wybierz wiersz „Odpowiedzi automatyczne” po prawej stronie:
Krok 2
Po wybraniu tej linii pojawi się następujące okno, w którym skonfigurujemy następujące.
- Możemy zaznaczyć pole „Wyślij odpowiedź tylko do moich kontaktów”, aby zapobiec jej wysyłaniu do setek e-maili autoresponderów, które często otrzymujemy.
- Aktywuj przełącznik „Wyślij automatyczne odpowiedzi”
- Wpisz wiadomość do wyświetlenia w polu „W mojej organizacji”
Krok 2
Widzimy co następuje, mamy dwie opcje:
- W mojej organizacji: ta sekcja wysyła automatyczną odpowiedź tylko do użytkowników w domenie.
- Poza moją organizacją: ta opcja pozwala nam wysłać odpowiedź do wszystkich użytkowników.
2. Utwórz automatyczną odpowiedź w Outlooku 2016
Ta opcja dotyczy wersji programu Outlook w sieci Web, ale nie w aplikacji zintegrowanej z pakietem Office 2016 lub starszym.
Krok 1
W tym celu możemy zalogować się pod następującym linkiem:
Krok 2
Po zalogowaniu klikamy w ikonę koła zębatego znajdującą się obok naszego konta i w wyświetlonych opcjach wybieramy „Odpowiedzi automatyczne”:
Krok 3
Wybierając tę opcję możemy skonfigurować:
- Aktywuj pole „Wyślij automatyczne odpowiedzi”.
- Aktywuj pole „Wyślij odpowiedzi tylko w tym czasie” i określ zakres dat i godzin, w których odpowiedzi będą wysyłane do użytkowników.
- Wpisz swoją wiadomość
Krok 4
Możemy zauważyć, że dodatkowo możemy wykonać takie zadania jak blokowanie kalendarza, aby nie był zaplanowany w tym przedziale czasowym, odrzucanie zaproszeń, wysyłanie odpowiedzi tylko do określonych kontaktów lub ogólnie do wszystkich.
Po zdefiniowaniu tych punktów kliknij OK, aby zapisać zmiany.
Teraz, gdy otrzymamy nowy e-mail, nadawca otrzyma automatyczną odpowiedź zgodnie z konfiguracją:
Widzieliśmy, jak można ustalić tego typu reakcję, aby przekazywać informacje użytkownikom w chwilach naszej nieobecności.
