Jak wykonać kopię zapasową w SharePoint Online

Najprostszym sposobem, jaki możemy wdrożyć jako użytkownicy lub administratorzy w celu zachowania integralności i dostępności informacji, szczególnie istotnych lub krytycznych danych, jest częste wykonywanie kopii zapasowych, ponieważ w dowolnym momencie może wystąpić błąd oprogramowania lub sprzętu, mający wpływ na tego typu informacje. Jeśli jest to potencjalnie wrażliwe, może mieć negatywny wpływ na całą realizację korporacyjną.

SharePoint Online i OneDrive dla biznesu to dwie najbardziej wszechstronne aplikacje opracowane przez Microsoft, które przechowują niezbędne dane do optymalnego wykonywania zadań, podczas gdy OneDrive działa jako platforma w chmurze, SharePoint Online oferuje nam szereg elementów, takich jak szablony, przepływy, dane , schematy i inne, które działają automatycznie, aby generować wyniki zgodnie z utworzoną konfiguracją. Jeśli więc jakikolwiek błąd ma negatywny wpływ na ich działanie, kopie zapasowe są niezbędne, aby uniknąć wpływu na normalne procesy, ponieważ będą nowsze wersje kopii zapasowych danych.

Solvetic wyjaśni, w jaki sposób możemy stworzyć kopię zapasową SharePoint Online, a tym samym mieć pewność, że informacje będą chronione i dostępne.

Należy pamiętać, że zarówno Office 365, jak i SharePoint integrują natywną opcję tworzenia kopii zapasowych, jak wiele aplikacji, ale w SharePoint mamy opcję polityki przechowywania, która pozwala nam automatycznie zachować lub usunąć określone elementy w zależności od przypadku.

Ta zasada może być stosowana globalnie do całej zawartości programu SharePoint lub tylko do wybranych witryn. Po wdrożeniu tej zasady zostanie utworzona biblioteka przechowywania, w której usunięta zawartość będzie przechowywana przez określony czas, aby była dostępna, gdy będziemy potrzebować do niej dostępu.

Opcje ochronyIstnieje kilka opcji bezpieczeństwa, które musimy wziąć pod uwagę podczas korzystania z tej metody:

• Wszystkie kopie będą przechowywane w tej samej fizycznej lokalizacji.

• Są zależne od usług firmy Microsoft.

• Będą one widoczne tylko dla administratorów zbioru witryn programu SharePoint.

• Musimy mieć aktywną subskrypcję SharePoint Online.

Architektura kopii zapasowych i procesy odzyskiwania wbudowane w SharePoint dołączają kopie zapasowe i odzyskiwanie z farm serwerów, kopie zapasowe i odzyskiwanie z niezałączonego bazy danych zawartości.

Zalety tworzenia kopii zapasowychNa poziomie biznesowym istnieją różne środowiska, w których tworzenie kopii zapasowych jest bardziej niż niezbędne dla procesów ciągłości, niektóre z nich to:

• Odzyskiwanie przypadkowo usuniętej zawartości, która nie jest chroniona przez kosz lub kontrolę wersji.

• Odzyskiwanie po nieoczekiwanej awarii sprzętu lub oprogramowania.

• Przenoszenie danych między obiektami lub aktualizacja sprzętu lub oprogramowania.

Teraz przyjrzymy się kilku metodom tworzenia kopii zapasowej SharePoint Online. Pamiętaj, że SharePoint Online powstał w celu kompleksowego przechowywania, organizowania i udostępniania informacji za pomocą wszystkich typów urządzeń korzystających z przeglądarki internetowej, takiej jak Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome czy Firefox.

Obecnie korzystanie z SharePoint Online oferuje niezliczone funkcje i korzyści, co sprawia, że ​​tworzenie kopii zapasowych jest koniecznością.

Cechy i zalety

• Potrafimy generować informacje i łączyć użytkowników poprzez intranety i portale, z których możliwe będzie współdzielenie zasobów i aplikacji.

• Będzie można korzystać z udostępniania danych i współpracy z większą liczbą użytkowników.

• Ma wbudowaną inteligencję, aby uzyskać bardziej szczegółowe wyniki.

• Mamy do 25 TB miejsca do przechowywania plików na zbiór witryn lub grupę.

• Będzie można organizować i zarządzać treścią poprzez biblioteki i listy z metadanymi, zarządzanie rekordami i zasady przechowywania.

• Umożliwia bezpieczne udostępnianie plików i treści osobom w organizacji i poza nią.

• Mamy dostęp do intranetów, witryn zespołów i zawartości za pomocą aplikacji mobilnej SharePoint dla systemów Android i iOS oraz aplikacji mobilnych OneDrive dla systemów Android, iOS i Windows.

• Zautomatyzuj procesy biznesowe za pomocą alertów i przepływów pracy.

Pamiętaj, że oprócz wersji online istnieje możliwość pobrania SharePointa na telefon komórkowy, dzięki czemu możesz cieszyć się wszystkimi jego zaletami bezpośrednio ze swojego smartfona. W poniższym filmie możesz zobaczyć, jak pobrać aplikację i zacząć z niej korzystać.

1. Jak utworzyć kopię zapasową za pomocą aplikacji innych firm SharePoint

Jest to jedna z najczęściej używanych opcji tworzenia kopii zapasowych SharePoint Online, ponieważ nie będzie możliwe wykonanie tego procesu natywnie.

W sieci znajdziemy wiele aplikacji, wszystkie z okresami próbnymi od 15 do 30 dni, ale są w stanie tworzyć pełne lub przyrostowe kopie zapasowe zarówno skrzynek pocztowych, jak i folderów publicznych Office 365, a także SharePoint Online i OneDrive dla Witryny biznesowe.

funkcjeW większości tych aplikacji znajdziemy takie funkcje jak:

• Backup skrzynek pocztowych Office 365.

• Kopia zapasowa SharePoint Online i OneDrive dla Firm.

• Kopia zapasowa folderów publicznych Office 365.

• Backup danych sprzętu.

• Migracja danych z SharePoint Online i OneDrive dla Firm.

• Przyrostowa kopia zapasowa.

• Bezpieczeństwo danych skrzynek pocztowych i folderów publicznych.

• Backup w chmurze i pamięć wirtualna (maszyny wirtualne)

• Kopia zapasowa na żądanie lub zaplanuj automatyczne tworzenie kopii zapasowych

• Scentralizowane zarządzanie.

• Odzyskiwanie granularne i wiele innych funkcji.

Do nas należy wybór tego, który najlepiej odpowiada aktualnym potrzebom odzyskiwania.

2. Twórz kopie zapasowe online SharePoint za pomocą Microsoft Contact Center

Jest to metoda, za pomocą której możemy skontaktować się z pomocą techniczną firmy Microsoft, aby dać nam możliwość przywrócenia zbioru witryn, w których hostowane są biblioteki, których dotyczy problem, musimy pamiętać, że firma Microsoft wykonuje kopię zapasową (nieczęsto) witryn programu SharePoint i kiedy użytkownik poproś ich o tę kopię, aby przywrócić informacje, najprawdopodobniej brakuje danych, ponieważ w przeciwieństwie do nas mogą wykonywać tę kopię co miesiąc lub co 15 dni.

Jeśli chcemy skontaktować się z pomocą techniczną firmy Microsoft, możemy to zrobić za pomocą następującego linku:

POWIĘKSZAĆ

Tam klikamy przycisk Pomoc, a następnie opcję Uzyskaj pomoc techniczną.

Aspekty do rozważeniaNiektóre aspekty, o których należy pamiętać przy tej metodzie kontaktowania się z firmą Microsoft:

• Firma Microsoft obsługuje obrazy co 12 godzin, a każdy z tych obrazów będzie dostępny przez 14 dni.

• Możliwe jest jedynie całkowite przywrócenie kolekcji Witryn.

• Przywracanie korzysta z tego samego adresu URL, czyli obrazu zbioru witryn, który zostanie aktywowany, co wskazuje, że wszystkie dane aktualnie hostowane w adresie URL zostaną utracone.

• Będziemy mogli przywrócić tylko całą witrynę ze zbioru witryn.

3. Jak ręcznie migrować elementy SharePoint

Ta metoda może zająć trochę czasu, a zatem może stać się monotonna, ponieważ wiąże się z ręczną migracją witryn i bibliotek usługi SharePoint Online. Ta technika jest znana jako Offboarding, co oznacza możliwość przenoszenia danych Office 365 do udostępnionych ścieżek plików lub na komputer lokalny.

Jak archiwizować zawartość biblioteki dokumentów SharePoint OnlineBiblioteki dokumentów usługi SharePoint Online zazwyczaj zawierają różne typy plików, a program SharePoint przechowuje informacje o każdym pliku, który przechowuje program SharePoint, ale wiele z tych informacji nie jest zachowywanych podczas pobierania plików. Informacje, które nie są uwzględniane podczas pobierania pliku, to:

• Informacje o przepływie pracy

• Informacje o wersji

• Szablony

• Uprawnienia dostępu do plików

• Właściwości dokumentu

Krok 1
Aby skorzystać z tej metody, przechodzimy do SharePoint Online i tam uzyskujemy dostęp do biblioteki, w której znajdują się informacje do skopiowania:

POWIĘKSZAĆ

Krok 2
Klikamy opcję Wyświetl i udostępnij pliki, a w następnym oknie wybieramy pliki do przeniesienia lub skopiowania i klikamy przycisk Kopiuj do znajdujący się na górze:

POWIĘKSZAĆ

Krok 3
Wyświetlone zostaną następujące informacje. Tam możemy kliknąć linię Inne witryny, a następnie wybrać folder na komputerze lokalnym.

4. Jak archiwizować listy SharePoint Online

W celu archiwizacji zawartości bibliotek(i) dokumentów SharePoint Online konieczne będzie nawiązanie połączenia z witrynami naszej firmy w SharePoint Online, a użytkownik archiwizujący zawartość listy SharePoint musi mieć zainstalowany Excel od wersji 2010 dalej.

Listy SharePointZ programem Outlook można łączyć następujące typy list SharePoint Online:

• Kalendarz

• Kontakty (edytuj)

• Praca domowa

• Biblioteki dokumentów

• Dyskusja

Krok 1
Aby osiągnąć tę metodę, uzyskujemy dostęp do list SharePoint, a na górze widzimy przycisk Eksportuj do Excela:

POWIĘKSZAĆ

Krok 2
Klikając tam musimy zdefiniować ścieżkę i nazwę do przypisania do pliku Excel. Spowoduje to utworzenie ręcznej kopii zapasowej list SharePoint Online.

POWIĘKSZAĆ

5. Jak przywrócić zbiory witryn, podwitryny i biblioteki z Kosza programu SharePoint

To normalne, że z jakiegoś powodu usunęliśmy obiekty, takie jak witryny, listy itp., pozostaną one w koszu przez okres 30 dni od daty usunięcia, tak aby po zakończeniu umowy o gwarantowanym poziomie usług (SLA) 30 dni, dane w Koszu zostaną usunięte bez opcji ręcznego przywracania.

Aby przywrócić obiekt SharePoint za pomocą tej metody, przejdziemy do sekcji Kosz, tam wybieramy pliki do odzyskania i klikamy opcję Przywróć:

POWIĘKSZAĆ

NotatkaW przypadku poszczególnych elementów maksymalny czas odzyskiwania wyniesie 90 dni, a po usunięciu Kosza mamy dodatkowe 14 dni, aby móc wysłać zgłoszenie serwisowe do firmy Microsoft w celu przywrócenia usuniętych danych, ale dane te muszą pochodzić z jednej z kopii zapasowych Microsoft wykonuje dwa razy dziennie do SharePoint.

W związku z tym ogólne opcje tworzenia kopii zapasowej lub przywracania elementów SharePoint są zróżnicowane, dlatego musimy przeanalizować, które pliki lub atrybuty powinny zostać zarchiwizowane, aby podjąć niezbędne środki.